מהי מערכת ניהול מסדי נתונים?

כל ארגון וכל עסק, לא משנה באיזה גודל הוא ובמה הוא עוסק, חייב שתהיה לו מערכת מסד נתונים. מערכת אשר מתעדת ומסדרת את כל המידע שקיים בו, ומאפשרת לעבוד איתו בצורה נוחה ופשוטה.  

מערכות מסד נתונים קיימות בכל מקום כיום, ספריות, משרדים ממשלתיים, ארכיונים, מוסדות לימוד, וגם במחשב האישי שלנו. אנחנו משתמשים במערכות מסד נתונים או בקבצי אקסל פשוטים בשביל לסדר לעצמנו את המידע שאנחנו אוספים בצורה נוחה ומסודרת.

החשיבות של מערכת לניהול מסד נתונים היא בכך שהמערכת מאפשרת לנו ליצור סדר שיטתי של הנתונים אשר ברשותנו. סדר זה מתבסס על פי שדות מוגדרים. למשל, אם אנחנו רוצים לארגן בסיס נתונים של תקליטורים מוזיקאליים שנמצאים אצלנו בבית, אנחנו יוצרים טבלה מסודרת עם שדות בהם אנחנו רושמים את שם התקליטור, שם היוצר,שנת פרסום, משך זמן התקליטור ופרטים נוספים שיעזרו לנו בקטלוג הרשימה.

כך נוצר לנו מסד נתונים שלם, שכולל את כל התקליטורים שלנו עם כל הנתונים שאנחנו צריכים עליהם. בעת הצורך, נוכל להסתכל על הנתונים דרך חיתוכים שונים, לנתח על פי השדות השונים ועוד. כך עושה כל ארגון ועסק שיש לו מערכת מסד נתונים.  



כיצד עובדת מערכת ניהול מסד נתונים
כשאנחנו מסתכלים על מערכת בסיס נתונים, אנחנו רואים שורה של שדות בהם אנחנו כותבים את הנתונים השונים. את כמות השדות, גודלם והשתייכותם, אנחנו יכולים להגדיר מבעוד מועד, המערכת מאפשרת לנו גם להוסיף ולהוריד שדות, כפי שאנחנו רוצים וצריכים. אנחנו יכולים גם להחליט האם השדות יהיו מבוססים על מספרים או על אותיות.  

כל מערכת יוצרת מפתח שמות מיוחד אשר באמצעותו אנחנו יכולים להבין מה כל שדה מסמל ומה אומר כל נתון שנמצא בו. מפתח השמות קובע מה מוגדר כמפתח ראשי, כלומר שדה בעזרתו ניתן לבצע זיהוי חד משמעי של הנתונים, ומה יוגדר כמפתח משני.
מסד נתונים מוצג בצורה של טבלה, כמו שאנחנו מכירים באקסל, כאשר לנו יש אפשרות איזה חיתוכים לבצע ובאיזה אופן להציג את הנתונים. ישנם מסדי נתונים שמאפשרים לבצע גם ניתוח סטטיסטי ולהציג אותם בדיאגראמות וגרפים. כך קיימת אפשרות להציג את הנתונים באופן השוואתי או על פי אחוזים. שיטה זו משמשת בעיקר לצורכי מחקר וסטטיסטיקה.

מה אנחנו צריכים לבדוק במערכת  מסדי נתונים
על מנת שהמערכת תשרת אותנו בצורה טובה ומדויקת, היא צריכה לכלול מספר פרמטרים, מלבד אלו שציינו כאן קודם לכן:
1. המערכת צריכה לכלול יכולת קיטלוג של הנתונים בצורה נוחה. כך נקל על עצמנו בעת שאנחנו מחפשים נתונים ספציפיים.
2. המערכת צריכה להיות מסוגלת ליצור קשר בין הנתונים. בדרך זו נוכל לחפש מספר נתונים בבת אחת, ולא רק נתון אחד ספציפי.
3. מערכת מסד נתונים צריכה להיות חזקה מבחינה טכנית. המערכת צריכה לכלול יכולות גיבוי מרובות, בשביל  שלא תקרוס, וגם אם כן, שהמידע בה לא ילך לאיבוד.
4. המערכת צריכה להפעיל זיכרון מטמון. זיכרון כזה מאפשר גישה מהירה אל טבלאות שאנחנו משתמשים בהן לעיתים תכופות יותר.
5. מערכת שכפול נתונים. הרעיון הוא שיהיה ניתן לשכפל בסיסי נתונים שלמים, שדות או שורות, בשביל שלא נצטרך לכתוב אותם שוב ושוב.

חשיבות של יומן אירועים במערכת מסד נתונים
במקרים בהם בסיסי הנתונים מתעדכנים לעיתים תכופות, חשוב שיהיה למערכת יומן אירועים.  
יומן כזה מאפשר שחזור חומרים וחזרה אל נקודה מסוימת ממנה נרצה להתחיל שוב את כתיבת הנתונים. כך במידה והוכנסו נתונים שגויים בתאריך מסוים, נוכל לחזור אל אותו תאריך ולבטל את כל החומר החדש שהוכנס מאז.
לסיום, מערכת מסד נתונים היא הבסיס שאיתו כל עסק או ארגון עובד היום. לא במקרה נהוג לכנות מערכות בסיסי נתונים בחברות, "הזיכרון של החברה". ככל שמערכת מסד הנתונים תהיה איכותית, חזקה ומהירה יותר, כך הזיכרון של החברה יהיה אפקטיבי יותר, ויהיה ניתן לבצע שימוש נכון בחומר שנמצא בו. ניתן ללמוד קורס DBA על מנת ללמוד את הנושא הזה יותר לעומק.