תוכנה לניהול משרד

כל מי שעובד במשרד חייב להשתמש במחשב, זהו האמצעי היעיל ביותר לעשות פעולות משרדיות במהירות וביעילות. על מנת להפיק את התועלת המרבית מהמחשבים יש צורך בתוכנה לניהול משרד. למעשה יש יותר מתוכנה אחת אשר ניתן להכניס תחת הקטגוריה תוכנה לניהול משרד. מדובר באוסף של תוכנות, כל משרד ותחום העיסוק שלו ובהתאם לכך התוכנה או התוכנות המתאימות לצרכיו.
 
התוכנה צריכה לענות על הצרכים והפעולות של עובדי המשרד בצורה אשר תאפשר להם לעשותן בקלות, במהירות וללא טעויות. אבל תוכנה לניהול משרד היא הרבה יותר מאמצעי המאפשר לכם לעשות את אותן הפעולות רק מהר יותר. תוכנה לניהול משרד היא כלי הנותן לכם ערך מוסף בעסק.


 
להלן סקירה קצרה של תוכנות אשר יכולות לענות על פונקציות שונות במשרד שלכם ולסייע בניהול המשרד:
 

תוכנה לניהול קשרי לקוחות

 תוכנה לניהול קשרי לקוחות מאפשרת לכם ליצור מאגר מידע אינטראקטיבי אודות לקוחותיכם. בעזרת מאגר זה תוכלו לדלות מידע אודות הלקוח, לעדכן אותו, לנתח אותו ומעל לכל האינטגרציה עם הפעילות העסקית של הלקוח.
מערכת לניהול קשרי לקוחות היא הרבה יותר מיומן לקוחות המכיל פרטי התקשרות עם הלקוח. בעזרת המערכת אתם יכולים לראות את כל ההיסטוריה של הלקוח בעבודה מולכם. זה מאפשר לכם להעמיק את הקשרים העסקיים אתו בזכות הבנה טובה יותר של צרכיו. ברמת המאקרו אתם יכולים לפתח שירותים חדשים בעסק או מוצרים חדשים על סמך המידע מהמערכת.

תוכנה לניהול דואר

 אמנם ישנן תוכנות לדואר אלקטרוני בשפע אך מבחינת העסק ישנו יתרון בשימוש בתוכנה לניהול דואר אשר פותחה במיוחד לפי צרכיו. תוכנה לניהול דואר יכולה לשפר את הקשר שלכם עם הלקוחות בזכות ממשק ניהול מוגבל ופשוט. משרדים רבים מתנהלים מול לקוחות באמצעות הודעות דואר מובנות ותבניתיות, עבורם פונקציות רבות הקיימות בתוכנות הדואר המוכרות הן פשוט מיותרות, מסרבלות את תהליך העבודה. לכן עדיף לעבוד עם תוכנה לניהול דואר בהתאמה אישית.

תוכנה לניהול מסמכים

 משרדים צוברים כמויות גדולות של מסמכים באופן יום יומי. מסמכים אלו הם בעלי חשיבות ויש לארגן אותם בצורה מסודרת כך שיעמדו לרשותכם ברגע שתצטרכו אותם. ישנן שיטות שונות לארגון מסמכים, למשל לפי סידור אלפא בתי או ספרור לפי מספרים סידוריים. אבל אף אחת משיטות הסידור אינה נותנת לכם אפשרות יעילה ומהירה לביצוע חיפוש של המסמכים. הצורה היחידה שבה ניתן לחפש בצורה מהירה, ובאמצעות מילות מפתח שונות, היא בעזרת תוכנה לניהול מסמכים. תוכנות אלו יכולות לאחסן עותקים דיגיטאליים של המסמכים לנוחות מרבית. אם אתם הולכים  לאיבוד בערמות המסמכים אז כנראה שיש לכם צורך בתוכנה לניהול מסמכים.